Kako sa VBA kodom vremenski ograničiti korištenje ili upotrebu Sheeta ili Workbook u Excelu 2007 do određenog ili specifičnog datuma

U ovom  tutorijalu prikupio sam sa interneta (raznih autora) nekoliko VBA makronaredbi koje su vezane za ograničavanje korištenja radne knjige (Workbook) ili radnog lista (Worksheet). Da se razumijemo, ova ograničenja su za prosječnog korisnika Excel datoteke. Korisnik sa naprednim znanjem može zaobići ova ograničenja ako zna i ima vremena. Ako ste administrator određenih datoteka pokušajte što bolje zaštititi pristup u VBE vašeg Excela. Ovaj tutorijal ispod namijenjen je korisnicima Excela 2007. Makronaredbe možete samo obrađivati, mijenjati i prilagođavati vašim potrebama i znanju. Ja sam složio funkcionalan tutorijal a ostalo je na vama i vašim potrebama. Želim odmah napomenuti da nema 100% zaštite i svaka se može ukloniti ako se netko zainati i da si truda.

Imamo slijedeću situaciju: Tutorijal pisan 7.4.2013
Jednu Workbook koristi više korisnika a može samo jedan (nebitno). Prilikom otvaranja Workbook potrebno je znati lozinku (password) koja je u ovom slučaju 123, da bi se Workbook mogla uopće koristititi (ovo takođe možemo datumski ograničiti). U samoj Workbook nalazi se više Sheets (Radnih listova). Prilikom otvaranja Workbook uvijek smo pozicionirani na Sheet1 jer na njemu su napisane upute za rad sa aplikacijom koju smo izradili u dotičnoj Workbook.

Pojedinim Sheets ograničili smo pristup sa lozinkom abc i qa ovisno koji Sheet želimo zaštititi (u ovom tutorijalu zaštićeni su Sheet1 (lozinka abc) i Sheet2 (lozinka qa - ovo je lozinka QA ali malim slovima). Za pristup svakom pojedinačnom Sheetu možemo postaviti ograničenje tj. zabraniti pristup nakon određenog ili specifičnog datuma. Kada određeni datum prođe korisniku Workbook prilikom pristupa na pojedini Sheet može se pojaviti poruka da je rok upotrebe ili pristupa istekao i da kontaktira autora Excel datoteke ili administratora. Ovaj file (datoteka) kreiran je u Excelu 2007 i snimljen kao *.xlsm (jer koristi makronaredbe). Također je potrebno blokirati pristup u VBE preko lozinke (passworda)

NAPOMENA: Nema 100% zaštite putem makronaredbe jer napredni korisnik može zaobići zaštitu putem povećanja sigurnosti u Excelu ili pritiskom tipke SHIFT prilikom pokretanja datoteke ili već njemu znanim načinima "hakiranja".

Ograničenje pristupa u Workbook pomoću VBA prilikom pokretanja Excel datoteke (limitirana do nekog određenog datuma)

Samo ograničenje već je postavljeno pristupnom lozinkom prilikom pokretanja datoteke i pristupa u Workbook gdje možemo pristupiti ako znamo lozinku koja je postavljena na globalnoj razini cijele Workbook. Inače ovu zaštitu sa lozinkom na globalnoj razini možemo postaviti i preko makronaredbe (što je po meni manje sigurna)

Osim ovog načina možemo ograničiti uopće pristup kada prođe neki datum koji smo uzeli kao limitirani vremenski period. Uzmimo za primjer da želimo spriječiti pokretanje Workbook ako je datum prošao. Tada otvorimo VBE (Visaul Basic Editor) preko ALT+F11 kombinacije tipki i u modul ThisWorkbook postavimo ovakvu ili sličnu makronaredbu. Ako želimo samo pristup u Workbook sa lozinkom bez limitiranja jednostavno zadnji dio naredbi koji se odnosi na ograničenje postavimo u komentar (dodamo apostrof ispred)

Pristup u Workbook via VBA

Private Sub Workbook_Open() 'pristup u workbook na globalnoj razini

Sheets("Sheet1").Activate 'naredba za pozicioniranje na Sheet1
Dim pswrd As String, rok As Date 'postavljanje varijabli za pswrd i rok
rok = DateSerial(2012, 5, 30) 'varijabla rok jednaka je postavljenom datumu tj. limitirani datum za otvaranje Workbook u ovom slučaju je to 30.5.2012
'datum poisanja ovog tutorijala je 7.4.2013
'ako ostavimo ovaj datum tada će se Workbook automatski zatvoriti jer je stariji od današnjeg
'ali ako postavimo datum (2020, 5, 30) tada ćemo pristupiti u Workbook jer do isteka roka tj. navedenog datuma ima još vremena
'--------------------------------------------
pswrd = InputBox("UPIŠITE LOZINKU ZA PRISTUP U WORKBOOK") 'dijalog prozor koji se pojavi prilikom otvaranja Workbook
       If pswrd = "123" Then 'prvi IF uvjet - ako je pasword ispravno upisan tada nastavi dalje na slijedeći uvjet
             If Date > rok Then 'drugi IF uvjet - ako je današnji datum veći od limitiranog tj. ako je istekao tada uradi po naredbi ispod
                 MsgBox "ISTEKAO JE DATUM ZA KORIŠTENJE! kontaktirajte autora" 'u slučaju da je datum istekao pojavljuje se poruka
                    ActiveWorkbook.Close 'zatvara workbook ako je datum istekao - u ovom dijelu možemo postaviti i drugi događaj
             End If 'zatvaranje drugog IF-a
       End If 'zatvaranje prvog IF-a
End Sub 'zatvaranje procedure tj. kraj procedure

Dakle ova makronaredba iznad, prvi nivo zaštite može nam služiti kao potreba upisa lozinke za pristup a također kao limitirana upotreba.

Ograničenje pristupa u WorkSheet pomoću VBA prilikom klika na naziv radnog lista (limit do nekog određenog datuma)

S obzirom na situaciju koju sam opisao na početku tutorijala dolazimo do ulaska i pristupa u samu Workbook pod pretpostavkom d asu nam svi uvjeti pozitivni. Pozicionirani smo na Sheet1 kao startnu poziciju za rad u dotičnoj Workbook (radnoj knjizi). Slijedeći naš korak je npr. pristupiti na Sheet2 da bi dodali nekakve podatke u tablicu. Kliknemo na Sheet2, pojavi nam se dijalog prozor na kojem nas Excel upozorava da upišemo pristupnu lozinku.

Makronaredba koja postavlja password (lozinku) za pristup na Sheet2 (vrijedi općenito na bilo koji Sheet uz male izmjene koda) i također gleda da li je istekao rok upotrebe tj. je li današnji datum veći od limitiranog datuma koji smo postavili kao granicu za korištenje i pristup na Sheet2. Da se odmah razumijemo, za svaki Sheet pojedinačno možemo postaviti različite specifične ili limit datume.
Makronaredba koja je upotrijebljena za ovaj tutorijal postavljena je u Sheet2 (klik desnom tipkom miša na naziv Sheet2 => View Code ili odradite to kroz VBE sa ALT+F11).

Dakle ovu makronaredbu (macro) ispod zalijepite u Sheet2 u Excel VBE

Pristup na Sheet2 via VBA

Private Sub Worksheet_Activate() 'naredba za aktiviranje dogadjaja prilikom pristupa na Sheet2

Dim pswrd As String 'postavljanje varijable pswrd
Dim rok As Date 'postavljanje varijable rok
pswrd = "abc" 'lozinka jednaka je upisanome - postavljanje lozinke ili passw
rok = DateSerial(2020, 5, 30) 'varijabla rok jednaka je postavljenom datumu tj. limitirani datum za otvaranje Workbook u ovom slučaju je to 30.5.2012
'datum pisanja ovog tutorijala je 7.4.2013
'ako ostavimo ovaj datum tada ćemo moći pristupiti u Worksheet
'ali ako postavimo datum (2010, 5, 30) tada nećemo moći pristupiti u Workbook jer je istekao rok
'--------------------------------------------
pswrd = InputBox("UPIŠITE VAŠU LOZINKU ZA PRISTUP U WORKSHEET 2") 'dijalog prozor za upis lozinke ili password
       If pswrd = "abc" Then 'prvi IF uvjet - ako je pasword ispravno upisan tada nastavi dalje na slijedeći uvjet

             If Date > rok Then 'drugi IF uvjet - ako je današnji datum veći od limitiranog tj. ako je istekao tada uradi po naredbi ispod
                MsgBox "ISTEKAO JE DATUM ZA KORIŠTENJE! kontaktirajte autora" 'u slučaju da je datum istekao pojavljuje se poruka
                    Sheets("Sheet1").Activate 'pozicionira se na Sheet1 ako je datum istekao tj. ako nije ispunjen prethodni uvjet
                    'ActiveWorkbook.Close 'alternativa prethodnog događaja Sheets - zatvara workbook ako je datum istekao  tj. ako nije ispunjen prethodni uvjet
          End If 'zatvaranje drugog IF-a
      End If 'zatvaranje prvog IF-a
End Sub 'zatvaranje procedure tj. kraj procedure

Uočite limit date tj. specifičan datum do kojega sam odredio dozvoljen pristup na Sheet2. U slučaju da sam postavio datum (2010, 5, 30) tada ne bi imao pristup na Sheet2 (ovaj slučaj ću opisati u nastavku tutorijala). S obzirom da rok nije istekao nakon upisa lozinke za pristup možemo raditi izmjene na Sheetu2 u tablici podataka ili već svašta-nešto. Također uočite liniju naredbe koja zatvara cijelu Workbook ako želimo u slučaju da je limit date istekao. dovoljno je ukloniti prvi apostrof ispred te linije a po želji postaviti apostrof u naredbenu liniju iznad (što nije nužno jer će se svakako workbook zatvoriti)

Slijedeća moguća situacija je pristup Sheetu4 na kojem nema ograničenja pa možemo pristupati bez problema. No imamo situaciju kada pristupamo na Sheet3 gdje opet imamo ograničenje ali sa drugom pristupnom lozinkom. Netko će sada pitati se "zašto različite pristupne lozinke?". Pa uzmimo za primjer da na jednoj Workbook koja je sherana (a i ne mora biti) radi više korisnika. Svatko pristupa nekom određenom Sheetu i vrši upis svojih podataka u tablice i slično. Zato je za svakog korisnika postavljena njegova lozinka (šifra ili password) koju drugi korisnici ne znaju.

Dakle pristup na Sheet3 je opet preko pristupne lozinke uz ograničenje

Pristup na Sheet3 via VBA

Private Sub Worksheet_Activate() 'naredba za aktiviranje dogadjaja prilikom pristupa na Sheet3

Dim pswrd As String 'postavljanje varijable pswrd
Dim rok As Date 'postavljanje varijable rok
pswrd = "qa" 'lozinka jednaka je upisanome - postavljanje lozinke ili passw
rok = DateSerial(2021, 5, 30) 'varijabla rok jednaka je postavljenom datumu tj. limitirani datum za otvaranje Workbook u ovom slučaju je to 30.5.2012
'datum pisanja ovog tutorijala je 7.4.2013
'ako ostavimo ovaj datum tada ćemo moći pristupiti u Worksheet
'ali ako postavimo datum (2011, 5, 30) tada nećemo moći pristupiti u Workbook jer je istekao rok
'--------------------------------------------
pswrd = InputBox("UPIŠITE VAŠU LOZINKU ZA PRISTUP U WORKSHEET 3") 'dijalog prozor za upis lozinke ili password
     If pswrd = "qa" Then 'prvi IF uvjet - ako je pasword ispravno upisan tada nastavi dalje na slijedeći uvjet
         If Date > rok Then 'drugi IF uvjet - ako je današnji datum veći od limitiranog tj. ako je istekao tada uradi po naredbi ispod
              MsgBox "ISTEKAO JE DATUM ZA KORIŠTENJE! kontaktirajte autora" 'u slučaju da je datum istekao pojavljuje se poruka
                 Sheets("Sheet1").Activate 'pozicionira se na Sheet1 ako je datum istekao tj. ako nije ispunjen prethodni uvjet
                 'ActiveWorkbook.Close 'alternativa prethodnog događaja Sheets - zatvara workbook ako je datum istekao  tj. ako nije ispunjen prethodni uvjet
         End If 'zatvaranje drugog IF-a
    End If 'zatvaranje prvog IF-a
End Sub 'zatvaranje procedure tj. kraj procedure

Uočite limit date tj. specifičan datum do kojega sam odredio dozvoljen pristup na Sheet3. U ovom slučaju postavio sam limit date (2021, 5, 30) ili 30.5.2021 što je razlika u odnosu na Sheet2. Dakle na ovaj način možemo ograničiti pristup samo određenim Sheets dok pristup na ostale Sheets može biti dostupan.

U slučaju da sam postavio datum (2012, 5, 30) tada ne bi imao pristup na Sheet3. S obzirom na limit date i da rok nije istekao pa nakon upisa lozinke za pristup možemo raditi izmjene na Sheet3. Također uočite liniju naredbe koja zatvara cijelu Workbook ako želimo u slučaju da je limit date istekao.

Pristup na Sheet odbijen istekao ograničeni datum - Access to the Worksheet denied limit date has expired

U slijedećem opisu i slikama ispod pogledajte kako izgleda situacija kada je istekao limit date za pristup na Sheet2.
Dakle prilikom klika na naziv Sheet2 pojavljuje nam se dijalog prozor za upis lozinke za pristup na Sheet2.

Bez obzira na upis ispravne lozinke (passworda ili šifre) Excel nam odbija dati pristup na Sheet2 (i automatski nas pozicionira na Sheet1 ili zatvara cijelu Workbook) jer je istekao datum za pristupanje na Sheet2. Uočite da sam u samom Sheetu2 napisao u ćelijama A1:B2 lozinku i limit date, tako da se u ovom tutorijalu lakše snalazite (inače tu su tablice i naši podaci). Dakle gdje je ograničenje, pa postavio sam limit date u makronaredbi koju sam umetnuo na Sheet2 modul u VBE.

I što na kraju reći osim kratki rezime.

Mogućnosti:
- Ograničiti pristup sa limitiranim datumom na cijelu Workbook (radnu knjigu)
- Ograničiti pristup sa limitiranim datumom na sve Sheets  (radne listove)
- Ograničiti pristup sa limitiranim datumom na određene Sheets (radne listove)

Kao i to da su ovo samo jednostavniji primjeri makronaredbi jer ja kao niže-prosječni korisnik Excela nisam htio ulaziti u kompleksnije makronaredbe, to prepuštam vama i vašim potrebama.
Naravno ako vam ovaj tutorijal nije dovoljan vi prema svojim potrebama proguglajte i potražite makronaredbe prema svojim potrebama ili angažirajte stručnjaka koji zna programirati u VBA za Excel ili sami proučite kako se radi sa makronaredbama u Excelu. I na kraju skinite si ove dvije datoteke pomoću kojih sam izradio ovaj tutorijal. Datoteke su formata *.xlsm za Excel 2007. (pazite kome vjerujete kada pokrećete datoteke koje sadrže makronaredbe bilo za Excel ili Word)

U nastavku pogledajte neke makronaredbe povezane sa tematikom tutorijala.

Sprječavanje pristupa nekom Sheet-u u otvorenoj Workbook nakon određenog datuma koji se postavlja u neku ćeliju

Ovaj Macro kopirajte u ThisWorkbook vašeg VBE.
Uočite dio naredbe za postavljanje datuma ili vremenskog perioda do kojeg se može koristiti pristup nekom Sheetu.
Dakle datum koji je granica upotrebe Sheeta postavite u A1 ili na neki drugi Sheet u npr: AZ800 i još ga postavite kao bijeli font tako da bude nevidljiv korisnicima datoteke.

Sub workbook_open()
Dim pswrd As String
Dim ExpDate As Date
ExpDate = Range("A1").Value

If Date < ExpDate Then
        Exit Sub
    Else
       pswrd = inputbox("Whats the password")
             If pswrd = "12345" Then

'Opcija 1 - postavljanje 10 godina u budućnosti
       Range("A1").Value = Range("A1").Value + 3650 '3650 je broj dana od datuma postavljenog u ćeliju A1

'Opcija 2 - postavljanje datuma
'Range("A1").Value = inputbox("Enter the new Expiration Date" _
'& " In the format MM/DD/YY", "Worksheet Expired " & ExpDate)

    Exit Sub
            Else
                  Application.DisplayAlerts = False
                  ActiveWorkbook.Close
                  Application.DisplayAlerts = True
             End If
End If
End Sub

Postavljanje lozinke (passworda) samo za prvo otvaranje Workbook

Ako kreirate jednu datoteku (Workbook) i želite je nekome poslati na daljnje korištenje a uz to želite spriječiti da je netko otvori prije osobe kojoj ste poslali, možete priskočiti jednom malom triku.

Prilikom otvaranja makronaredba će tražiti password za otvaranje. Nakon otvaranja i pristupa workbook i worksheets osoba koja zna pristupnu lozinku može mijenjati podatke i nakon prvog snimanja Workbook više neće morati upisivati lozinku. Vodite računa da u VBE imate samo jedan module sa nazivom Module1 jer će dotični module biti obrisan nakon prvog snimanja.

Ovaj Macro kopirajte u Module1 vašeg VBE ili kopirajte ovu makronaredbu u Code Window

Ovaj Macro kopirajte u Module2 vašeg VBE.

Sub DeleteModule() 'uklanja tj. brise Module1 nakon prvog snimanja Workbook
Dim VBComp As Object
Set VBComp = ThisWorkbook.VBProject.VBComponents("Module1")
ThisWorkbook.VBProject.VBComponents.Remove VBComp
End Sub

Sprječavanje pristupa u Workbook nakon određenog datuma - postavljen password za pristup