IZBORNIK HOME FORUM ACCESS EXCEL WORD KAZALO
1 POKRETANJE/ZATVARANJE MICROSOFT WORD-a 2003
2 IZGLED PROZORA MICROSOFT WORD-a 2003
3 OTVARANJE NOVOG DOKUMENTA
4 SPREMANJE DOKUMENTA
5 ZATVARANJE DOKUMENTA
6 PREGLED DOKUMENTA PRIJE ISPISA
7 ISPIS DOKUMENTA
8 KREIRANJE MAPA U MS WORDU
9 KRETANJE PO DOKUMENTU
10 OZNAČAVANJE TEKSTA U DOKUMENTU
11 BRISANJE TEKSTA
12 NAREDBE PONIŠTI UPIS I PONOVI
13 UMETANJE TEKSTA
14 PREMJEŠTANJE TEKSTA
15 KOPIRANJE TEKSTA
16 MEĐUSPREMNIK I NJEGOVO KORIŠTENJE
17 PISANJE FUSNOTA
18 NABRAJANJE STAVKI I PODNASLOVA U TEKSTU, SAMOISPRAVAK
19 UMETANJE SIMBOLA U DOKUMENT
20 UMETANJE SLIKE U DOKUMENT
21 UPORABA TekstualniH OKVIRA
22 OBLIKOVANJE FONTA
23 PROŠIRENI I ZGUSNUTI ISPIS
24 ANIMACIJA TEKSTA
25 PISANJE INDEKSA I EKSPONENTA
26 RAZMAK MEĐU ODLOMCIMA I REDOVIMA
27 UVLAČENJE ODLOMAKA
28 PORAVNANJE ODLOMAKA
29 OBRUBLJIVANJE I SJENČANJE ODLOMAKA
30 PODEŠAVANJE PRIJELOMA TEKSTA U ODLOMKU
31 ODREĐIVANJE MARGINA STRANICE
32 ODREĐIVANJE POZADINE DOKUMENTA
33 NUMERIRANJE STRANICA
34 KREIRANJE ZAGLAVLJA I PODNOŽJA STRANICE
35 UPOTREBA TABULATORA (postavljanje i uklanjanje)
36 PRIKAZ PREKO CIJELOG EKRANA (PUNI ZASLON)
37 KREIRANJE TABLICA
38 KRETANJE TABLICOM
39 OZNAČAVANJE REDAKA, STUPACA I ĆELIJA U TABLICI
40 DODAVANJE I BRISANJE REDAKA I STUPACA U TABLICI
41 DODAVANJE I BRISANJE ĆELIJA U TABLICI
42 SPAJANJE I DIJELJENJE ĆELIJA U TABLICI
43 ODREĐIVANJE VISINE I ŠIRINE ĆELIJA
44 MATEMATIČKE FORMULE U TABLICAMA
45 RAZVRSTAVANJE PODATAKA U TABLICI
46 OBLIKOVANJE TABLICE
47 STILOVI
48 KREIRANJE PREDLOŽAKA
49 PISANJE TEKSTA U STUPCIMA
50 WORD-ART – UKRASNI TEKST
51 ALATNA TRAKA ZA CRTANJE
52 PROVJERA DOKUMENTA
53 PRETRAŽIVANJE I ZAMJENA TEKSTA
54 KREIRANJE BAZE PODATAKA ZA CIRKULARNO PISMO
55 KREIRANJE CIRKULARNOG PISMA
56 UMETANJE TABLICA I GRAFIKONA IZ EXCELA
57 UMETANJE TABLICA IZ ACCESSA
58 DOBIVANJE POMOĆI
59 PISANJE FORMULA
60 PISANJE KOMENTARA
61 IZRADA NALJEPNICA
62 SHORTCUT COMMANDS
63 ZAŠTITA DOKUMENTA
 .

 

MICROSOFT OFFICE 2003 - WORD for dummies - tutorial mail merge document - kako kreirati cirkularno pismo

KREIRANJE CIRKULARNOG (SKUPNOG) PISMA
U
  MICROSOFT WORD-u 2003


Kako kreirati CIRKULARNO (skupno) pismo u Wordu 2003 ili Wordu 2007

Da li Vam se kada dogodilo da trebate napisati više desetaka pisama ali iz kurtoazije želite svako pismo adresirati dotičnoj osobi. Sve ste morali ručno pisati. No da se ne bi više tako mučili, naučite kako se to može pomoću MS Worda. (u ovom slučaju opisujem izradu cirkularnog pisma (Mail Merge) u MS Word 2003 HR.

BTW: Ako želite možete pogledati tutorijale

- Kako kreirati samoljepljive adresne naljepnice u Wordu 2003
- Kako kreirati samoljepljive adresne naljepnice u Wordu 2007

KORAK 1
Uvjet za izradu "Cirkularnog" pisma je baza podataka sa parametrima adrese i ako još hoćete titule, e-maila i slično. Istu možete izraditi u Excelu ili u Accessu. Sačuvati je i kada Vam zatreba upotrijebiti.
Ja sam u ovom slučaju izradio bazu u Excelovoj tablici i "list" (Sheet) nazvao "baza-cirk-pismo1.xls"



KORAK 2
Sada kada imate pripremljenu bazu možete pristupiti izradi "Cirkularnog pisma" ili kako ga netko naziva "Skupno pismo" (Mail Merge).
Pokrenite MS Word 2003 i na tekstualnom izborniku "ALATI" (Tools) odaberite "PISMA I POŠTA" (Letters and Mailings) => "ČAROBNJAK ZA CIRKULARNA PISMA" (Mail Merge...)

kreiranje cirkularnog pisma u Wordu - mail merge

KORAK 3
Sada Vam se u desnom dijelu Wordovog prozora pojavilo tzv. Okno pod naslovom "Cirkularna pisma". Napominjem, da se ovo OKNO ne mora nalaziti na desnoj strani prozora. Može biti i iznad "papira" kao izbornik. No to jer jedno te isto samo je stvar izgleda i rasporeda opcija.
Na istom trebate checkirati "kućicu" ispred opcije "Pisma" (Letters) a potom kliknut na slijedeći korak pri dnu okna "Polazni dokument" (Starting Document)

KORAK 4
Ovo je slijedeći korak u oknu i ovdje trebate checkirati kućicu "Koristi trenutni dokument" (Use the current document).
Potom klik na dnu okna na naredbu "Odabir Primatelja" (Select recipients)

KORAK 5
Ovdje ćemo checkirati "Koristite postojeći popis" (Use an existing list) jer smo već unaprijed pripremili bazu (vidi korak 1)
(Vi možete izabrati i druge dvije opcije ali njima se služe ljudi koji uvoze parametre adresa iz MS Outlook-a ili izrade novog popisa u samom Wordu). Mi se baziramo na prvu opciju Koristite postojeći popis. Potom trebate kliknuti na link "PREGLEDAJ" (Browse)



KORAK 6
Sada nam se otvorio dijaloški prozor u kojem trebamo izabrati našu bazu podataka koju smo ranije izradili u Excelu. U ovom slučaju ista ima naziv "baza-cirk-pismo" a po ikoni ispred vidimo da je izrađena u Excelu. Dvoklik na bazu.



KORAK 7
Nakon odabira izvora podataka tj. baze, otvara nam se novi prozor "Odabir tablice" (Select table) u kojem trebamo odabrati list u kojem se nalazi baza. Potom klik na U REDU (Ok)



KORAK 8
Otvara nam se prozor "Primatelji cirkularnog pisma" (Mail Merge Recipients) na kojem vidimo sve parametre unešene u bazu. Možete uočiti da možete imati na stotine primatelja u bazi ali samo određenim možete poslati željeno pismo (pomoću filtera u kao u Excelu) tj. one koje checkirate u dotičnom retku.
Također uočite redoslijed stupaca (koji nam ne odgovara). Iste možemo "isprebacivati" sistemom "Povuci i spusti" (Drag and Drops). Vidi sliku 8 i 8a.
Dakle, kliknemo LTM na stupac (označeno crvenim brojem 1) gdje piše "prezime i ime" zadržimo tipku i povučemo stupac u lijevo ispred stupca "adresa" a potom spustimo tj. otpustimo tipku miša. ITD...
Zašto sam rekao da možemo imati stotine u bazi a samo dio primatelja. Za to nam služe crni trokutići vrhom prema dolje, tj. pomoću njih možemo filtrirati ako želimo određene primatelje (npr: ako želimo samo primatelje iz Zagreba, ili samo one koji Imaju prezime Perić, a u nekim slučajevima npr: samo one koji imaju prodaju veću od 1000 kn itd.... sve ovisi o parametrima u bazi).
Nadalje checkiramo samo one kojima šaljemo pismo, ostale isključimo. Kliknite na U REDU (Ok)




KORAK 9
Sada ste se vratili u Wordov prozor na "bjanko dokument". Uočite na oknu "Cirkularna pisma" stavke poput
"Odabir drugog popisa" (Select a diferent list)
"Uredi popis primatelja" (Edit recipient list...)
Znači još imate vremena izvršiti neke promjene. Ove opcije Vam služe ako želite nešto preraditi ili izabrati drugi popis.
Kliknite na link "Napišite pismo" (Write your letter)



KORAK 10
Sada idemo pisati pismo. Kao svaka ozbiljna tvrtka napisat ćemo svoju adresu (memorandum) a potom postaviti kursor na mjesto gdje ćemo unijeti željeno "linkano" polje koje će "vući" podatak iz baze.
Uočite na prozoru okna slijedeće stavke:
Adresni blok, (Address block)
Pozdravni redak, (Greeting line)
Elektronička poštarina.. (Electronic postage, koji mirate instalirati zasebno)
Dodatne stavke..(More items)

Ovdje možete isprobavati razne opcije, a nešto kompliciranija je "Adresni blok" koja nudi dosta opcija i mogućnosti formatiranja oblika primatelja.

Dakle, postavili smo kursor na mjesto i klik na "Dodatne stavke" (More items...)
Otvorio nam se ovakav prozor:



Selektiramo "prezime i ime" a potom klik na "UMETNI" (Insert) pa na "ZATVORI" (Close)
Idemo opet nanovo da umetnemo "adresa", "mjesto", i "e-mail"



KORAK 11
Prebacimo se u novi red i napišimo pismo. Sada naše pismo izgleda ovako.
Sada smo završili pripremu za ispis "Cirkularnog pisma", tj. linkana polja su nam podloga koja će vući parametre iz baze prilikom ispisa.
Idemo kliknuti na "Pretpregledajte pismo" (Preview your letters) u dnu okna prozora "Cirkularna pisma" . Dobili ste prvog primatelja (iz baze) pisma na mjestu linkanih parametara. Klikom na gumb >> možemo pregledavati primatelje tj. promjene na linkanim parametrima, a potom ako smo se sjetili možemo pojedinog primatelja i isključiti ili urediti popis primatelja.



KORAK 12
Sada možemo pristupiti ispisu svih pisama za primatelje koje smo izabrali iz baze. Klik na gumb "ISPIŠI" (print)

 

Izgleda dosta komplicirano, ali kada jednom oformite bazu u Excelu sa unaprijed dobro razrađenim parametrima i izradite ovakvo jedno cirkularno pismo, nema straha i brzo možete doći do ispisa "Cirkularnog pisma" za stotine primatelja.

Postoji još brži način kada jednom izradite OSNOVU za "Cirkularno pismo":

Kada jednom formirate "Cirkularno pismo" i dođete do koraka kada ste unijeli memorandum i linkane parametre iz baze (vidi korak 10 ovog tutora), snimite isti dokument pod nazivom npr: osnovna-baza-cirk-pisma.doc u istu mapu gdje je i baza u Excelu (ili još bolje kao osnovna-baza-cirk-pisma.dot. *.dot je sigurniji da nećete moći "zbrljati" nešto, Word Vam neće dati da snimate pod istim imenom datoteku tj. pismo. Uvijek će Vam nuditi da upišete novo ime za novo pismo.) . Uvijek ga možete koristiti kao predložak (template) za izradu cirkularnog pisma i nećete morati prolaziti sve ove korake.

KAKO?
Tako što će te otvoriti snimljenu datoteku " osnovna-baza-cirk-pisma.doc ili *.dot" a pri tom će Vas Word tražiti da potvrdite SQL naredbu kojom se podaci iz "dotične" baze importiraju u dokument koji želite otvoriti. Potvrdite na "DA" (Yes)
Sada Vam se otvorio dokument sa OSNOVNIM unosom (linkani parametri).
Trebate uključiti prikaz grafičkog izbornika Alatnu traku  "Cirkularna pisma". (Ako ne znate kako, evo uputa: Klik desnom tipkom miša na prazninu ispod naslovne trake, potom klik na "Cirkularna pisma" (Mail merge) i treba Vam se pojaviti izbornik (toolbar) "Cirkularna pisma"



Vi trebate kliknuti na gumb-ikonu koja se nalazi četvrta s desna na lijevo (označena crveno) "Spoji u novi dokument" (Merge to New Document).

Ona će spojiti sve primatelje iz baze u novi dokument, tj. otvorit će Vam se upitni dijalog prozorčić na kojem možete izabrati "Sve", "Trenutni slog" ili "Od – do".

Naravno, bazu uvijek možete dopunjavati i mijenjati. Ima tu još puno stavki, a ako ih želite znati prepustit ću Vama da se malo poigrate s tim.

BTW: ako želite znati
Kako kreirati cirkularno pismo u Wordu 2007 posjetite link


KAKO UKLONITI UPOZORENJE --- "Otvaranjem ovog dokumenta pokrenut će se sljedeća SQL naredba..."
Opening this will run the following SQL command

U koliko ste dobili nekakav dokument za Cirkularno pismo (Mail Merge) koji je kreiran na nekom drugom računalu, postoji mogućnost da Vam se pojavi ovakva poruka "Otvaranjem ovog dokumenta pokrenut će se sljedeća SQL naredba...", što znači da je korisnik prilikom kreiranja Cirkularnog pisma koristio bazu.
Da bi uklonili ovo upozorenje uradite slijedeće:

1. Kopirajte za svaki slučaj ovaj dokument u neki folder i radite na njemu.
2. Aktivirajte Alatnu traku (Toolbar) Cirkularno pismo (Mail Merge). Kako se aktivira dotična alatna traka pogledajte upute malo više iznad ovog teksta (bold tekst).
3.
Kliknite na prvi gumb na alatnoj traci Definiranje novog dokumenta (Main Document Setup) a potom na dijalog prozoru izaberi opciju Obični Wordov dokument (Normal Word Document)

Ako ni to ne pomogne tada uradite slijedeće (kroz Registry, uz obavezan backup Registry-ja)

 

Word 2007

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Word\Options
"SQLSecurityCheck"=dword:00000000

1. Start Registry Editor.
2. Locate and then click the following registry key: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\12.0\Word\Options
3. On the Edit menu, point to New, and then click DWORD Value.
4. Under Name, type: SQLSecurityCheck
5. Double-click SQLSecurityCheck.
6. In the Value data box, type: 00000000
7. Click OK.

Word 2003

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Word\Options
"SQLSecurityCheck"=dword:00000000

1. Start Registry Editor.
2. Locate and then click the following registry key: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\11.0\Word\Options
3. Click Edit, point to New, and then click DWORD Value.
4. Under Name, type: SQLSecurityCheck
5. Double-click SQLSecurityCheck.
6. In the Value data box, type: 00000000
7. Click OK.

Word 2002 Service Pack 3

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Word\Options
"SQLSecurityCheck"=dword:00000000

To do this, follow these steps:

1. Start Registry Editor.
2. Locate and then click the following registry key: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Word\Options
3. Click Edit, point to New, and then click DWORD Value.
4. Under Name, type: SQLSecurityCheck
5. Double-click SQLSecurityCheck.
6. In the Value data box, type: 00000000
7. Click OK.

.


Page copy protected against web site content infringement by Copyscape - Do not copy content from the page. Plagiarism will be detected by Copyscape       COPYRIGHT - 2006 - IvanC - ic.ims.hr